عملیاتی نمودن نمودار جدید سازمانی و ساختار نوین بودجه

به گزارش برق نیوز، مهندس محسن ذبیحی، قائم مقام ومعاون برنامه ریزی وتحقیقات بابیان این مقدمه وضمن قدردانی ازهمکاری ومساعدت مدیران و کارشناسان حوزه های معاونت مالی و پشتیبانی، معاونت منابع انسانی، شرکت پشتیبان نیرو و تلاش متخصصان بخش فن آوری اطلاعات وارتباطات شرکت اظهارداشت: نظر به تغییرات اساسی درساختار سازمانی شرکت، ازجمله افزایش امورهای اجرایی نت(نگهداری وتعمیرات)فشارضعیف، اصلاح و ایجاد بخش های حوزه ای جدید وهمچنین ازآنجاکه سیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) سالهاست درشرکت توزیع نیروی برق مشهداستقراریافته است، ضرورتاً کدینگ حسابداری موجود نیاز به بازنگری و اصلاح اساسی داشت که مقرر شد همزمان با تغییرات چارت سازمانی ومتناسب باوضعیت جدید اصلاح گردد.

ازآنجاکه تغییرات اساسی درنمودار تشکیلاتی شرکت، بودجه کلیه فرآیند های داخلی سازمان را تحت الشعاع قرار داده بود، از این رو می بایست به صورت آنلاین (گرم) وبدون اینکه در فرآیند های جاری خللی ایجاد شود، ساختاری نوین پیاده سازی می شد. به همین منظور ریسک های این تغییرات در جلسات متعدد کمیته مربوطه شناسایی و با حضور مشاور نرم افزار ERP ، راهکار های مناسبی درجهت کاهش ریسک ها مطرح واتخاذ تصمیم به عمل آمد.

مهندس فرهادکریمی، مدیردفتر برنامه ریزی و بودجه شرکت دراین زمینه گفت: کارشناسان این دفتربا همکاری کارشناسان مدیریت مالی وبا صرف بیش از200 نفر ساعت کارِکارشناسی، کدینگ حسابداری را تدوین نموده و به طور موازی، توسط دفتر سازماندهی و طبقه بندی مشاغل، ساختار جدید شرکت بدون ذکرنام متصدیان پست های سازمانی در نرم افزارERP تعریف شد.

وی افزود: پس از تکمیل کتابچه کدینگ حسابداری و ساختار بودجه و همچنین دستورکارهای حسابداری کلیه واحد های شرکت، توسط کارشناسان دفتر برنامه ریزی و بودجه، مراتب در سیستمERP  تعریف شدو سپس کارشناسان مدیریت مالی کلیه ارتباطات بیش از 35000 رکورد دستورکارهای20 رقمی را درنرم افزار مذکورثبت کردند.

مهندس امیررضارجبی، مدیریت حوزه فن آوری اطلاعات وارتباطات شرکت نیزگفت: از اوایل اسفند ماه 94 مقدمات برنامه ریزی برای استفاده از چارت سازمانی و ساختار جدید بودجه فراهم شده بود، لیکن به دلیل تغییرات اساسی ساختار و لزوم گزارش گیری های مالی سال 94 بر اساس کدینگ حسابداری قبلی، امکان استفاده ازحساب ها و دستورکارهای جدید در دفاتر مالی سال 94 مقدور نبود.

وی افزود: این مشکلات در شورای معاونین شرکت مطرح و با هماهنگی مدیریت عامل و سایر مدیران ارشد سازمان، مقرر شد این موضوع از ابتدای سال 1395 عملیاتی گردد.

حمیدرضاکریم زادگان، مدیرامورکارکنان اظهارداشت: درهمین راستا و به جهت اهمیت موضوع و جلوگیری از بروز اختلال در سطح دسترسی کاربران و لزوم کار با نرم افزارERP ، ازاوایل فروردین ماه سال جاری، همکاران دفترسازماندهی وطبقه بندی مشاغل وهمچنین اداره کارگزینی، اطلاعات ومجوزهای متعلق به اشخاصی که بینِ پست سازمانی آنها در چارت جدید درمقایسه باچارت قبلی تفاوتی وجود نداشت، رامنتقل نمودند. بدین ترتیب اتصال اطلاعات پست قدیم آنان به پست جدید انجام شد که این اقدام دو مزیت داشت:
1- کلیه مجوزات پست سازمانی قدیمی به پست جدید منتقل شد.
 2- کلیه درخواست ها و آیتم هایی که در کارتابل پست سازمانی قدیم ثبت شده بود به کارتابل پست جدید افراد منتقل گردید.

وی افزود: به دلیل بروزتغییراتی درعناوین قدیم و جدید پست های سازمانی تعدادی از کارکنان، لازم بود که درقسمت انتصاب پست های سازمانی نرم افزار، افرادمذکور در پست جدید انتصاب یابند که این امر نیز در تاریخ مقرر اجرایی شد و بدین ترتیب بودکه از بروز اختلالات سیستمی در زمان استفاده همکاران از نرم افزارERP  جلوگیری به عمل آمد.

عبدالرضااعتصامی، رئیس اداره کارگزینی نیزگفت: در طی این مراحل با استفاده از منوهای انتقالِ چارت و انتصابِ پست سازمانی درنرم افزارمذکور، برای387 نیروی امانی و 900 نیروی پیمانی شرکت، اطلاعات لازم ثبت گردید که این امر با توجه به بروزمشکلاتی همچون کسری پست های سازمانی به ویژه در بخش های پیمانکاری و نیز پیشنهاد های نامناسب توسط واحدهای اجرایی برای کارکنان، روند انجام کار را با مشکل مواجه نمود.

وی افزود: در این مرحله وبرای رفع مشکل، حدود 500 پست سازمانی مجازی برای انتصاب کارکنان پیمانی ایجاد شد. پس از این اتفاق، اولین اقدام انتصاب افرادموردنظردرپست های مجازی بود، به نحوی که تا زمانی که وضعیت پست افراد مشخص نمی شد، امکان کنترل سایر موارد از قبیل مجوزات پست، صدور درخواست، بودجه های مرتبط و ... وجود نداشت.لذاپس از اتمام کارِکنترل وانتقال مجوزات مربوط به هرپست سازمانی، هر سه ساختار موجود، اعم ازسازمانی، بودجه و کدینگ حسابداری فعال گردید.

براین اساس، افرادی که در پست های جدید انتصاب یافته ولی ماهیت پست های قدیمی را نداشتند، می بایست کلیه مجوزات مورد نیاز پست جدید برای آنان شناسایی و پس از اخذ تأیید مدیران ذیربط، در نرم افزارERP  تعریف می شد.

مهندس محمدرضاشهابی، رئیس گروه برنامه های کاربردی شرکت نیزگفت: به دلیل فرآیندگرا بودن نرم افزار ERP، لازم بود کلیه مراحل صدوردرخواست برای پست های سازمانی جدید تعریف شود که این کار هم توسط کارشناسان حوزه فن آوری اطلاعات صورت گرفت.

وی افزود: بخشی از مجوزات نیز توسط راهبران حوزه های مدیریت مالی، امور تدارکات، امورکارکنان، دفتر برنامه ریزی و بودجه، دفتر مهندسی ونظارت وهمچنین دفتر سازماندهی و طبقه بندی مشاغل برای بیش از 1600 نفر نیروی امانی و پیمانی صادر گردیده ودر ساختار جدید انتصاب یافتند .

حسین حجازی، مدیریت مالی شرکت نیزگفت: پس از فعال سازی هر سه ساختار موجود، اعم ازسازمانی، بودجه و کدینگ حسابداری، به دلیل ماهیت حساب ها که معمولاً اسناد و مدارک واصله مربوط به سال قبل (که تا آخر فروردین ماه دریافت می شود) به سال گذشته اعمال می گردد، مشکل جّدی در جاری سازی ساختار جدید ایجاد نمود که با تلاش شبانه روزی کارشناسان حوزه فن آوری و اطلاعات، کارشناسان دفتر برنامه ریزی و بودجه، امورکارکنان، کارشناسان این مدیریت وهمچنین مشاور نرم افزارERP  این اقدام نیز میّسر گردید.

 سپس مهندس محمودپورباقری، مدیردفتر مهندسی ونظارت شرکت گفت: انتقال پروژهای باز از سال 94 به سال 95 نیز به عنوان یک چالش جّدی مطرح بود که این کارمهم نیز با همّت واحدهای مختلف سازمان، به ویژه مدیر و کارشناسان دفتر برنامه ریزی و بودجه و همکاران این دفتر، با کمترین ریسک صورت گرفت و کلیه مصوبات بودجه ای شرکت، براساس ساختار و کدینگ جدید در نرم افزار ERP ثبت شد.

علی اکبرشیبانی، رئیس اداره نظارت بردبیرخانه شرکت نیزاضافه کرد: بیش ازیک دهه است که درجهت تحقق دولت الکترونیک، سیستم «اتوماسیون اداری» دراین شرکت مستقرشده ودرهمین راستاوبه منظورحذف کاغذ ازفرآیندهای گردش مکاتبات، کلیه ارتباطات فیمابین واحدهای صفی وستادی ازاین طریق صورت می گیرد، لذاپس از اتمام عملیات تغییرساختار در نرم افزار ERP ، با تلاش شبانه روزی امور کارکنان و همکاران این اداره، ضمن اصلاح چارت مکاتباتی بیش از 1600 نیروی امانی و پیمانی در «سیستم روان»، مجوزات متعلق به هریک ازپست های سازمانی مصوب به آنها اعطاء گردیده و کلیه سوابق مکاتباتی موردنیازهم ازپست های قبلی مربوطه به پست های جدیدانتقال یافت.  

مهندس شاهرخ حسین زاده مدیردفتر فن آوری اطلاعات وارتباطات شرکت نبزگفت: بدیهی است به ثمرنشستن کلیه فرآیندهای مذکور نیاز به پشتیبانی و حمایت حوزه فن آوری اطلاعات داشت که باهماهنگی مشاور نرم افزارERP اجرای این مأموریت به نحو مطلوبی صورت گرفت.
وی افزود: استقرارسیستم جامع برنامه ریزی منابع سازمانی(ERP) ازچندین سال پیش درشرکت توزیع نیروی برق مشهد، یکی ازتوفیقات وضروریات یکپارچه سازی سیستم های جاری درشرکت بوده که پس ازتطبیق آن بانمودارجدیدسازمانی وبودجه، این یکپارچگی نمودعینی یافته وقدرتمندترشده است.

درپایان این گزارش، هادی جعفرزاده رئیس گروه بودجه شرکت اظهارداشت: اجرای این پروژه بسیارحساس و آنلاین که دراصطلاح صنعت برق می توان آن را چیزی فراتراز«گرم» وتحت عنوان«گرمِ گرم» نامید، شریان گردش مالی واقتصادی شرکت را همچنان «زنده وپویا» نگه داشت که دراین فرصت مغتنم به برخی از مزایای ساختار جدید بودجه اشاره می گردد :

1.    تفکیک کد های بودجه متناسب با ماهیت هزینه ها.
2.    تعریف کد و اندیکس خاص هر پست سازمانی به صورت منحصربه فرد در سطح شرکت، به گونه ای که حوزه، واحد سازمانی و محل خدمت به راحتی از روی کد اندیکس مربوطه قابل شناسایی است.
3.    تفکیک و سازماندهی مجدد کلیه واحدها بر اساس تقسیمات غرب و شرق مشهد.
4.    پیاده سازی بخش های بودجه ای بهره برداری، مشترکین و عمومی اداری در ساختار بودجه و کدینگ دستورکار حساب ها به منظور شفافیت گزارش های عملکردی تا سطح پست سازمانی هر واحد و امکان گزارش گیری مالی.
5.    امکان ایجاد ساختار بودجه ای به طور مستقل برای هر سال مالی.